Kassendifferenzen und Kassenfehlbeträge

Barkasse - Alles in Ordnung?

Heute informieren wir Sie erneut zum hochbedeutenden aktuellen Thema: Kasse, hier: Kassendifferenzen.

Kassenfehlbeträge können z. B. folgende Ursachen haben:

  • Es ist ein Rechenfehler unterlaufen, so dass tatsächlich kein Minus vorhanden ist. Um den Fehler zu finden, ist es erforderlich, jeden Tag des betroffenen Zeitraums zu prüfen. Nur so kann festgestellt werden, ob tatsächlich ein Rechenfehler vorliegt oder nicht.
  • Es sind Bareinnahmen verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Dieser Fehler kann festgestellt werden, indem jedes Zahlungsdatum kontrolliert und mit dem Eintragungsdatum im Kassenbuch verglichen wird. Das setzt voraus, dass der Zahlungseingang auch vermerkt worden ist oder der Zahlungseingang unter Angabe des Datums quittiert worden ist.
  • Barausgaben können zeitlich unzutreffend ins Kassenbuch eingetragen worden sein. Ob dies der Fall ist, kann nur anhand der Belege des betreffenden Zeitraums kontrolliert werden. Es ist insbesondere auf die Reisekostenabrechnungen zu achten. Denn häufig wird ein Geldbetrag vor Beginn der Geschäftsreise aus der Kasse genommen und die Abrechnung erst nach der Geschäftsreise ins Kassenbuch eingetragen.
  • Privateinlagen sind nicht oder zeitlich verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Es ist zu prüfen, ob Bareinzahlungen im Kassenbuch vergessen worden sind. Es kann auch sein, dass Aufwendungen ins Kassenbuch eingetragen wurden, die der Unternehmer privat gezahlt hat, ohne die private Einlage zu erfassen.

Ohne plausible Erklärung wird es nicht möglich sein, die Behauptung des Betriebsprüfers zu widerlegen, dass Betriebseinnahmen nicht erfasst worden sind.

Praktische Verfahrensweise (Stichwort: Verfahrensdokumentation ⇒ bitte auch dort vermerken):

Kassendifferenzen sind bei feststellen wie folgt in der Kasse als eine eigene Position zu erfassen:

  1. Fehlbetrag/Manko → Sonstiger Aufwand (USt ist vom Einzelfall und der Größenordnung abhängig, bitte mit uns absprechen), unregelmäßig
  2. Mehrbetrag → Sonstiger Ertrag (USt ist vom Einzelfall und der Größenordnung abhängig, bitte mit uns absprechen), unregelmäßig

Tipp:

Dass es keine oder nie Kassenfehlbeträge gibt, nimmt einem die Finanzverwaltung nicht ab!

Unerlässlich:

Die Kasse muss jeden Tag gezählt werden, es sollte ein Zählprotokoll (!) geführt werden.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Ihr Team der Steuerkanzlei Lenk